Van salarisadministratie naar HR: Angela Straatsma vertelt over haar rol bij MOOVZ / Harrie Arendsen

Van salarisadministratie naar HR: Angela Straatsma vertelt over haar rol bij MOOVZ / Harrie Arendsen

We spreken met HR adviseur Angela Straatsma over HR bij dit prachtige, innovatieve bedrijf. Een mooi bedrijf dat nooit stil staat. Waar veel gebeurt, onder andere de transitie van autodealer Volvo Harrie Arendsen naar mobiliteitspartner MOOVZ. De afgelopen periode heeft Lisette MOOVZ geholpen met het (her)structureren van de afdeling HR en alle bijbehorende processen.

Angela vertelt: “Ruim 26 jaar geleden ben ik bij Volvo Harrie Arendsen in Zevenaar begonnen als administratief medewerkster. Ik stond hier midden in het proces. Collega’s kenden me goed en kwamen regelmatig naar me toe. Dat heb ik 19 jaar gedaan. Toen het werk op de vestigingen anders werd ingedeeld en de collega van personeelszaken destijds met pensioen ging, ben ik geswitcht naar deze functie. Frank Arendsen, onze directeur, ziet hoe toegankelijk ik ben en er echt wil zijn voor de mensen. Dat mijn collega’s me vertrouwen en echt naar me toe komen. Dat vind ik een mooi compliment!

"In al die jaren is HR een echt vak geworden. Het gaat om veel meer dan zorgen dat de administratie geborgd is"

Angela Straatsma - MOOVZ/Harrie Arendsen

HR WAS SALARISADMINISTRATIE

Toen ik verantwoordelijk werd voor personeelszaken, ik praat over 2014, was personeelszaken de salarisadministratie. That’s it. We hadden 50 medewerkers. In april dat jaar ging mijn collega weg, hij had me nog een aantal weken ingewerkt, in september kwamen er 2 vestigingen bij en daarmee verdubbelde het aantal medewerkers. In no time gingen we van 50 naar 100 werknemers. Alle 50 nieuwe collega’s hebben we goed leren kennen, we zorgden voor een goede onboarding. Lachend: ‘als ik dat allemaal van te voren geweten had, dan had ik het nooit gedaan!’. Ik zat net in mijn rol als HR adviseur en zo’n overname is niet niets. Bij Harrie Arendsen betekent dat meer dan alleen een nieuw arbeidscontract maken. Kon ik dat allemaal wel? Achteraf gezien ben ik blij met hoe alles gegaan is – we hebben een mooi team en investeren veel tijd in elkaar.

VAN SALARISADMINISTRATIE NAAR HR

Als je HR toen en nu bekijkt, zijn er veel dingen veranderd. Van twee kanten: bij ons bedrijf zelf is veel veranderd, maar we leven ook in een andere tijd. HR is inmiddels van wezenlijk belang. Het gaat meer dan alleen om het zorgen dat de administratieve kant geborgd is. Het gaat om medewerkersparticipatie, het samen doen. Horen wat mensen belangrijk vinden, echt luisteren en er dan ook wat mee doen.

De balans tussen werk en privé bijvoorbeeld: we gaan verder dan alleen de mogelijkheid ouderschapsverlof op te nemen, we denken na over een 4-daagse werkweek, kijken naar balans tussen thuiswerken en ontmoeten op het werk en naar de openingstijden. Dit alles moet ook weer aansluiten bij de klantbehoefte. Dat zijn ontwikkelingen waar we als werkgever mee te maken hebben en ook goed willen faciliteren.

Een praktijkvoorbeeld wat ik de afgelopen jaren heb veranderd is het aantal uur dat de receptiemedewerkers werken. Alle collega’s werkten 38 uur, behalve de collega’s op de receptie: zij werkten iedere dag een uur langer en openden ’s ochtend de vestiging en sloten ’s avonds ook weer de deuren. We hebben gekeken of er efficiënter gewerkt kon worden. Het is ons gelukt: ook deze afdeling werkt onze reguliere werktijden, het werk is af én ze zijn nog allemaal blij ook! Dat lijkt makkelijk, maar het kost veel coördinatie en communicatie. Als het dan naar tevredenheid is opgelost, dan word ik daar heel erg blij van.

"Lisette heeft ons geholpen met het professionaliseren van de afdeling HR"

Angela Straatsma - MOOVZ/Harrie Arendsen

GROEIPIJN

Door deze ontwikkelingen lukte het me allemaal zelf niet meer om alle HR werkzaamheden op te pakken. Ik had wel aandacht voor de mensen, maar te weinig aandacht voor de processen. Eerst heb ik de salarisadministratie naar collega’s van de financiële administratie overgedragen. Daarnaast zijn we met het systeem AFAS gaan werken om processen te digitaliseren en optimaliseren.

Toen we begin 2020 de fietsenzaken overnamen en we groeiden tot 170 man personeel, kon ik de HR echt niet meer alleen aan. Onze collega Annelies, die eerst op de verkoopadministratie zat, had ambitie om een andere functie uit te gaan oefenen en zij is nu de afdeling HR komen versterken als HR officer. Wederom een mooi voorbeeld van interne doorstroom.

Daarnaast heb ik in januari 2021 de hulp van Lisette van Aias ingeschakeld. Lisette helpt ons op dit moment met het professionaliseren van de afdeling HR. Het opnieuw structureren van HR en het schrijven van nieuwe functieprofielen. Maar ze is ook bezig om nieuwe structuur aan te brengen in de voortgangsgesprekken en maakt het salarishuis. Wat ik trouwens leuk vind om te vertellen is dat we het salarishuis inzichtelijk gaan maken voor alle werknemers. Dat zie je in niet veel andere bedrijven.

Ondertussen hebben we de hele afdeling aardig op de rit. We zoeken nog een HR manager. Dan zijn we als HR afdeling compleet en klaar voor de toekomst. Ik kan me weer meer richten op de alledaagse HR, waar ik blij van word. Regelmatig ben ik aanwezig op de vestigingen. Ik zet dan de deur open en het loopt de hele dag in en uit met collega’s die allerlei vragen hebben. Dat zie ik als een enorm compliment: mensen vertrouwen me, ze komen naar me toe.

ONDERSCHEIDEND ALS WERKGEVER

Als ik onszelf vergelijk met andere bedrijven dan vind ik dat wij echt goed inzetten op de ontwikkeling van onze mensen. Onze monteurs bijvoorbeeld gaan állemaal naar trainingen bij de importeur. Naast dat zij ontwikkelen in hun kennis, is het ook een leuk dagje uit én geven wij hen vertrouwen. Daarnaast geven we onze collega’s veel vrijheid, bijvoorbeeld bij het doorvoeren van verbeteringen. Het is echt niet nodig om altijd alles eerst met je leidinggevende te bespreken.

Verder hebben wij enkele jaren terug en gefaseerd Volvo Personal Service gelanceerd. Dat betekent dat monteurs direct contact hebben met de klant. Het contact met de receptie is er tussenuit gehaald. Het werkt super goed! Klanten vragen direct naar de monteur. De monteur heeft nu ook gevoel bij de klant – wie rijdt er nou eigenlijk in deze auto? Verder ervaren monteurs meer betrokkenheid en waardering.

"Wat ik zo mooi vind aan onze directeur is dat hij écht goed is voor zijn personeel. Dat hij koste wat kost zorgt dat iedereen aan het werk blijft"

Angela Straatsma

WERK ZOEKEN BIJ DE MENSEN

Wat ik zo mooi vind aan onze directeur Frank, is dat hij ook écht goed is voor zijn personeel. Hij zegt altijd ‘normaal richt je een bedrijf op en zoek je de mensen er bij. Wij hebben onze mensen en zoeken er werk bij’. Toen we onlangs op onze vestiging in Ruurlo eerst de verkoop en daarna de werkplaats hebben weggehaald en verdeeld hebben over andere vestigingen, merkte ik ook weer die enorme betrokkenheid. Frank zei ‘koste wat het kost, we zorgen voor elkaar, ik ga niemand ontslaan’.

Natuurlijk hebben we hier en daar nog weleens last van groeipijn, nu we zo snel in korte tijd gegroeid zijn. Er gebeurt veel. Veel veranderingen en dat brengt onzekerheden met zich mee. Ik vind dat we onze medewerkers nóg beter mee kunnen nemen hier. Beter communiceren. Als ik dat signaleer dan kaart ik dit aan en ga samen aan de slag om dit te verbeteren.

VAN AUTODEALER NAAR MOBILITEITSOPLOSSINGEN

Sinds de fietsentak erbij is, hebben een aantal collega’s de overstap gemaakt van auto’s naar fietsen. Ik vind dat zo’n mooie ontwikkeling en heb ook drie leuke praktijkvoorbeelden:

  • Een collega van ons werkt al meer dan 23 jaar bij ons. Het werk als werkplaats chef was voor zijn gezondheid niet meer te doen. Zijn hobby was altijd al fietsen én sleutelen aan fietsen. Hij heeft de overstap gemaakt naar de fietsenzaak en wil nooit meer weg! Dit is beter voor zijn gezondheid, hij gaat op de fiets naar z’n werk én heeft enorm veel werkplezier.
  • Dan nog een dame die al meer dan 33 jaar bij ons werkt. Nog aangenomen door de vader van Frank, Harrie Arendsen. Al die jaren heeft ze gewerkt als administratief medewerkers op één van onze vestigingen. Omdat haar ouders vroeger een fietsenzaak hadden, had ze alle opleidingen voor fietsenmaker al. Je raadt het al: ze werkt nu als verkoopster bij de Pedaleur en verkoopt als een speer!
  • Een andere collega maakte de overstap van de auto’s naar de fietsen. Nu we het zo ontzettend druk hebben bij de auto’s, gaat hij weer een paar maanden terug. Maximaal flexibel dus.

Dit zijn praktijkvoorbeelden die ik zo fantastisch vindt. Het belangrijkste van alles vind ik dat de mensen het zo naar ’t zin hebben. Dat ze blij zijn. Voldoening hebben. We hebben het regelmatig gehad over strategische personeelsplanning. Maar kijk eens bij deze voorbeelden: het gebeurt gewoon vanzelf, de mensen bewegen mee. Daar kan geen strategische personeelsplanning tegenop!”

ik sta voor je klaar

Lisette Janssen

Lisette Janssen

0545-272118
lisette@aias.nl

Stuur een mail

Meer lezen:

HET TOEKOMSTGERICHT MAKEN VAN DE HR-AFDELING VAN HARRIE ARENDSEN

Lisette vertelt over haar tijd bij dit mooie familiebedrijf. Over de groei en wijziging van de organisatiestructuur, HR op strategisch niveau én over hoe de cultuur van het bedrijf praktisch doorgevoerd kan worden op operationeel niveau.

tijdelijke versterking

Mis je strategische slagkracht om processen door te ontwikkelen of op te zetten binnen de HR afdeling? Denk dan aan tijdelijke versterking om processen te optimaliseren en HR medewerkers te begeleiden.

Meer inspiratie

Doe de HR Quickscan!

Deze HR-Quickscan neemt je mee langs alle HR-thema’s. Aan de hand van deze scan kun je zelf beoordelen of er knelpunten en/of optimalisaties binnen jouw organisatie zijn.

Verder lezen
Tijdelijke ondersteuning op afdeling HR bij Royal Fassin

TIJDELIJKE ONDERSTEUNING OP AFDELING HR BIJ ROYAL FASSIN

Door tijdelijke onderbezetting en extra projecten op de afdeling HR is Natasha de afgelopen periode bij Royal Fassin ingevlogen in de functie van HR officer. Hoe ziet HR er uit bij een snoepfabriek met meer dan 300 medewerkers en ruim 200 uitzendkrachten in een drieploegendienst? Natasha vertelt.

TIJDELIJK HULP NODIG

“Begin van de zomer ben ik ingevlogen op de HR afdeling bij Royal Fassin. Door afwezigheid van een collega, de enorme druk van extra werkzaamheden die corona met zich meebracht voor de HR-afdeling en het feit dat de zomervakantie voor de deur stond, was er behoefte aan extra tijdelijke ondersteuning. Daarnaast zat de HR afdeling middenin een digitaliseringsslag: dat kost eerst extra werk voordat het tijd oplevert.

HR OFFICER

Toen duidelijk werd dat de HR officer langere tijd afwezig zou zijn, heb ik voor een groot gedeelte haar ad-hoctaken overgenomen zoals het coördineren van de verzuimactiviteiten. Daar komt veel bij kijken: wekelijks inplannen van spreekuren bij de bedrijfsarts, de verslaglegging hiervan en daarna bijbehorende vervolgacties oppakken.

Naast deze ad-hocwerkzaamheden heb ik ook geholpen bij het opstellen van contracten, vastleggen van rooster- of functiewijzigingen, bewaken van procedures bij het UWV en meegeholpen aan het digitaliseren van de afdeling. Deze vaak éénmalige projecten blijven vaak liggen, het is fijn om dit dan geregeld te hebben.

"Naast de doorlopende werkzaamheden heb ik ook projecten opgepakt die normaal blijven liggen"

Natasha Leuverink - Aias

EXTRA BELASTING DOOR CORONA

Bij de uitbraak van corona kwamen alle vragen en meldingen op de afdeling HR binnen. Nog steeds is deze afdeling erg druk om aan de ene kant collega’s een veilige werkplek te kunnen bieden en aan de andere kant aan de groeiende klantvragen te voldoen. Met 500 medewerkers, waaronder zo’n 200 uitzendkrachten van verschillende uitzendbureaus die drie ploegendiensten draaien is dit een enorme puzzel. Ook natuurlijk omdat de medewerkers die in quarantaine zitten wel vervangen moeten worden. Wanneer met minder mensen meer werk verzet moet worden dan moet je waken dat er niet nog meer mensen door overbelasting uitvallen.

GROOT MAAR BETROKKEN

Wat ik enorm bijzonder vind om te ervaren, is de cultuur binnen dit bedrijf. Royal Fassin is een echt familiebedrijf met broer en zus aan het stuur. Ondanks het enorme aantal medewerkers kent de directie vrijwel iedereen en zijn ze zeer betrokken. Dit komt mijns inziens tot uiting in een grote betrokkenheid van medewerkers: de dienstverbanden zijn lang en je ziet dat uitzendkrachten graag willen blijven werken. Ze willen het echt samen doen. Ik vind dat ze daar zeker trots op mogen zijn.

BINDING VAN MEDEWERKERS

Wat ik ook bijzonder vind om te zien dat er geen verschil wordt gemaakt of je in dienst van Royal Fassin bent of in dienst bent van een uitzendbureau. Wordt er iets georganiseerd, dan hoort iedereen erbij. Een zomerborrel, een kerst drive-thru, een afdelingsuitje: iedereen wordt uitgenodigd. Ook al kon door corona niet alle collega’s tegelijk samenkomen, er werd altijd gezorgd voor een alternatief. Dit pakken ze ook groots aan, met voldoende aandacht voor de inwendige mens. Je ziet dat het gewaardeerd wordt: de opkomst op deze gelegenheden is altijd erg goed.

"Wat ik bijzonder vind aan Royal Fassin is dat zij ondanks het groot aantal medewerkers tóch een enorm gevoel van saamhorigheid hebben"

Natasha Leuverink - Aias

OVER ROYAL FASSIN

Royal Fassin in ’s-Heerenberg staat in de regio bekend als de Katja fabriek. Het bedrijf bestaat al meer dan 100 jaar en hiervoor hebben ze van de koningin van Nederland de koninklijke handtekening ontvangen. Royal Fassin is uitvinder en bekend van de zure matten. Naast dit zure snoepgoed produceert Fassin ook tal van ander snoepgoed op de vestigingen in ’s-Heerenberg en Emmerich, dat uiteindelijk over de hele wereld geëxporteerd wordt.

TIJDELIJK HULP NODIG?

Als HR specialist ben ik op interim basis snel inzetbaar. Natuurlijk moet ik even inwerken, maar door mijn kennis en ervaring draai ik vrij snel mee. Vaak word ik tijdelijk ingezet om:

  • Een andere medewerker te vervangen;
  • Achterstallig werk te verzetten;
  • Een groot project op te zetten.

Wil je eens sparren over HR? Gaat een collega met zwangerschapsverlof en is tijdelijk hulp nodig? Achterstallig werk wegzetten? Neem contact met mij op via natasha@aias.nl of 0545 – 272 118.

over aias

Samen met onze klanten maken wij werken leuker. Dat doen we op locatie bij de klant en vanuit ons kantoor in Lochem. Aias is er als HR dienstverlener voor werkgevers én medewerkers. Traditionele HR vraagstukken lossen we op met een frisse blik en een persoonlijke aanpak. We houden van langdurige relaties, én we maken onszelf graag overbodig… Tegenstrijdig? Nee hoor. We faciliteren, we adviseren en we ondersteunen, en jouw belang staat altijd voorop. Wil je meer weten over onze aanpak en kennismaken? Dat vinden we leuk! Neem contact met ons op.

Ik sta voor je klaar

Natasha Leuverink

Natasha Leuverink

0545-272118
natasha@aias.nl

Stuur een mail

Meer lezen:

Tijdelijke vervanging

Valt een HR medewerker tijdelijk uit, dan kan zijn of haar werk niet blijven liggen. Natasha kan dan tijdelijke vervanging bieden.

Meer inspiratie

Doe de HR Quickscan!

Deze HR-Quickscan neemt je mee langs alle HR-thema’s. Aan de hand van deze scan kun je zelf beoordelen of er knelpunten en/of optimalisaties binnen jouw organisatie zijn.

Verder lezen
Timmerije, Fijnder en Aias: vaste contracten voor werknemers die regulier lastiger aan het werk komen

Timmerije, Fijnder en Aias: vaste contracten voor werknemers die regulier lastiger aan het werk komen

Negentig jaar geleden begon Timmerije als ijzersmederij. Inmiddels zijn ze uitgegroeid tot een moderne kunststof spuitgieterij en maken hoogwaardige kunststofproducten: van jasbeschermer tot kinderzitje en van stoelleuning tot complexe ventilatoronderdelen. Naast de kunststof spuitgieterij beschikken ze over een eigen engineeringsafdeling, gereedschapsmakerij en een assemblageafdeling. Op deze laatste afdeling werken 55 personen die een afstand tot de arbeidsmarkt hebben.

We spreken met Dik Timmerije (HR manager Timmerije) en Judith Wopereis (accountmanager Fijnder) over:

  • De samenwerking tussen Timmerije, Fijnder en Aias
  • In dienst nemen vanuit sociaal oogpunt
  • Het commerciële belang
  • Wet- en regelgeving en subsidies
  • Meer informatie over Fijnder 

Samenwerking tussen Timmerije, Fijnder en Aias

De samenwerking tussen deze drie partijen houdt in het kort in:

  • Fijnder bemiddelt tussen bedrijven en de werkzoekenden en probeert zoveel mogelijk mensen duurzaam aan het werk te krijgen
  • Timmerije is in dit geval opdrachtgever van deze doelgroep en zorgt voor de dagelijkse aansturing
  • Bij Aias staan de werknemers op de loonlijst en zorgt Aias o.a. voor de arbeidsovereenkomst en de salarisbetaling

In dienst nemen vanuit sociaal oogpunt

Dik Timmerije: “Vanaf de oorsprong van het bedrijf werken we al met deze doelgroep werknemers. Dit zijn mensen die, als we ze niet helpen, buiten de maatschappij staan. Ik vind dat je ze een kans moet geven. Ieder mens wil nut hebben in het leven, door het aanbieden van werk help je ze daarbij. Daarnaast is het enorm goed voor hun eigenwaarde.”

Judith, Fijnder: “Ik vind het erg fijn dat Timmerije open staat voor diverse doelgroepen en het sociaalmaatschappelijk belang inziet. Daar word ik echt heel blij van. We zien dat sommige mensen jarenlang op dezelfde plek werkzaam zijn. Bij Timmerije zijn alle medewerkers gelijk. Dit is terug te zien in werkkleding en de gezamenlijke bedrijfsfeesten en borrels. Dit alles maakt dat ik dit een fijne samenwerking vind waar ik trots op kan zijn.”

"Zorgen voor elkaar, dat vind ik belangrijk"

Dik Timmerije - Timmerije

Het commerciële belang

“Natuurlijk zijn we een commercieel bedrijf en moet er winst gemaakt worden”, vertelt Dik. “Het mes snijdt aan twee kanten. Wij hebben verschillende assemblagewerkzaamheden die we commercieel gezien niet zo in de markt kunnen zetten. Het is kostentechnisch aantrekkelijk om deze werknemers in dienst te nemen. Daarnaast zien we ook dat het bijdraagt aan de sfeer in het bedrijf. Er is veel meer begrip voor elkaar. Verder is een voordeel voor reguliere werknemers dat zij werk uit handen kunnen geven, waar ze zelf sneller op uitgekeken zijn.”

Wet- en regelgeving en subsidies

Bij Timmerije zijn medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt uit diverse doelgroepen werkzaam zoals: WSW, Participatiewet, doelgroepenregister en statushouders.

Bij het in dienst nemen van deze doelgroepen komt veel meer kijken dan bij een reguliere werknemer. Dik Timmerije vult aan: “Aias heeft expertise die we zelf niet hebben. De begeleiding van deze doelgroep is anders. De wetgeving is anders en heel specifiek. Om deze mensen een vast contract te bieden en de begeleiding goed te regelen, hebben we Aias ingeschakeld. Het ziekteverzuim is bijvoorbeeld iets hoger en het vraagt over het algemeen wat meer administratieve handelingen, vergeleken met reguliere werknemers.”

"Ik nodig meer bedrijven in de regio uit om te kijken wat mogelijk is. Er is vaak meer mogelijk dan je denkt"

Judith Wopereis - Fijnder

Meer informatie over Fijnder

Fijnder is het werkleerbedrijf voor gemeenten Berkelland, Oost Gelre en Winterswijk. Fijnder is verantwoordelijk voor de sociale werkplaats en wij zetten ons proactief in voor een zo optimaal mogelijke deelname van inwoners aan de samenleving. Wij richten ons op zelfredzaamheid en participatie van inwoners. Dit alles doet Fijnder samen met andere ketenpartners in het sociaal domein, Werkgeverservicepunt Achterhoek.

Judith: “Er is veel meer mogelijk dan dat je denkt. Natuurlijk hebben we te maken met mensen die een arbeidsbeperking hebben. Dat neemt niet weg dat er diverse tools ingezet kunnen worden om samen een mogelijkheid te creëren op de arbeidsmarkt die voor alle partijen een win win situatie oplevert.”

Judith vervolgt: “Samen kijken we wie mogelijk passend is om de werkzaamheden te verrichten. Wanneer de werkgever ontzorgd wil worden kan er samengewerkt worden met een organisatie als Aias.”

 

Ik sta voor je klaar

Natasha Leuverink

Natasha Leuverink

0545-272118
natascha@aias.nl

Stuur een mail

Waarom werkgeluk belangrijk is

Werkgeluk is belangrijk. Maar waarom? En wat houdt het precies in? Hoe kan je eraan werken? René legt uit en geeft tips!

Payroll

Deze tekst volgt nog, link klopt al wel

De piramide van werkgeluk

Onze piramide van werkgeluk een vaste plek geven op je (thuis)kantoor? Of meenemen in gesprekken met je werknemers?

Meer inspiratie

Doe de HR Quickscan!

Deze HR-Quickscan neemt je mee langs alle HR-thema’s. Aan de hand van deze scan kun je zelf beoordelen of er knelpunten en/of optimalisaties binnen jouw organisatie zijn.

Verder lezen
Het toekomstgericht maken van de HR afdeling van Harrie Arendsen

PRAKTIJKCASE: HET TOEKOMSTGERICHT MAKEN VAN DE HR AFDELING VAN HARRIE ARENDSEN

Het afgelopen jaar heeft Lisette Janssen de afdeling HR bij Harrie Arendsen in Ruurlo op zowel strategisch als operationeel gebied ondersteund. Lisette vertelt over haar tijd bij dit mooie familiebedrijf. Over de groei en wijziging van de organisatiestructuur, HR op strategisch niveau én over hoe de cultuur van het bedrijf praktisch doorgevoerd kan worden op operationeel niveau.

Lisette vertelt: “Het afgelopen jaar heb ik (parttime en op interim basis) de HR- afdeling van Volvo Harrie Arendsen op zowel strategisch niveau begeleid als operationeel ondersteund. In deze organisatie is in korte tijd veel veranderd:

  • De organisatie is gegroeid in aantal medewerkers
  • De organisatie is niet enkel een Volvodealer meer, maar heeft meerdere fietsenzaken en een businessunit Vans
  • De organisatiestructuur is hiermee flink gewijzigd

Kortom: voor de hele organisatie heeft dit flinke impact en daardoor ook voor de afdeling HR. Ik vertel je graag hoe we werken aan het toekomstbestendig maken van de afdeling HR.

Van Volvodealer Harrie Arendsen naar mobiliteitspartner MOOVZ

Volvo Harrie Arendsen is een echt familiebedrijf dat al sinds 1968 actief is in de Achterhoek en Twente. Van oudsher hadden zij zo’n 80 medewerkers verdeeld over vijf vestigingen in Almelo, Doetinchem, Hengelo (OV), Ruurlo en Zevenaar.

In 2020 is Volvo Harrie Arendsen -samen met Pedaleur Bikes- onderdeel geworden van MOOVZ. Deze samenwerking is ontstaan vanuit de overtuiging dat passende en beschikbare mobiliteit zorgt voor een gevoel van onafhankelijkheid, een gevoel van vrijheid.

Deze samenwerking resulteert in een groei van 80 medewerkers naar zo’n 180 medewerkers. Van vijf naar zeven vestigingen. Van alleen een autodealer naar auto’s én fietsen én lichte bedrijfswagens. Van een klein familiebedrijf met korte lijntjes naar een grote organisatie met andere structuren en culturen. Iedere HR- adviseur begrijpt: werk aan de winkel! Lees alles over wat deze omslag voor de afdeling HR betekende in dit interview met HR-adviseur Angela Straatsma.

"Waar word je blij van? Hoe zie jij jouw rol binnen deze organisatie? Wat is jouw aandeel in de afdeling HR?"

Strategisch: reorganiseren van de afdeling HR

We zijn begonnen met het voeren van gesprekken met de collega’s op afdeling HR, gebaseerd op onze training werkgeluk. Vervolgens hebben we kritisch gekeken wie zich waar mee bezighoudt en wil houden. Waar word je blij van? Hoe zie jij jouw rol binnen deze organisatie? Wat is jouw aandeel in de afdeling HR? Tijdens deze periode kwam heel duidelijk naar voren dat:

  • Er op de afdeling HR zelf een disbalans was tussen de competenties, taken en verantwoordelijkheden wat ten koste ging van het werkplezier
  • De afdeling HR anders georganiseerd moest worden
  • Er meer focus moest zijn op de werkelijke doelen, waar concrete acties aan gekoppeld moesten worden

Naar aanleiding van deze inzichten zijn de nodige wijzigingen doorgevoerd waardoor de afdeling HR nu een andere samenstelling heeft en meer focus heeft en houdt.

Strategisch HR-beleid in de organisatie vertalen naar praktijk

Met strategie alleen ben je er natuurlijk niet. Naast het professionaliseren van de HR-afdeling zelf werd deze professionalisering ook doorgevoerd in de rest van de organisatie. Toekomstgericht maken. Eens kritisch kijken naar alle processen: past dit nog bij ons als organisatie? Dragen wij hierbij uit wat wij uit wíllen dragen? We hebben ook gekeken naar de wensen van de nieuwe generatie werkenden waar mijn collega René onlangs een blog over geschreven heeft.

Concrete verbeteringen waar we aan hebben gewerkt (en nog steeds aan werken) zijn bijvoorbeeld:

  • Nieuwe functies en functieprofielen

Door de nieuwe organisatiestructuur zijn er ook nieuwe functies bijgekomen en bestaande functies gewijzigd. Als je, zoals Moovz dat wil, samen de ontwikkeling wilt doormaken, dan is het belangrijk dat verwachtingen worden uitgesproken. Ben je aan boord? Tegen welke taken en verantwoordelijkheden zeg je ja? Dan is het belangrijk dat je een praatstuk hebt zoals een functieprofiel.

  • Nieuw salarishuis

Wanneer functies wijzigen, medewerkers nieuwe uitdagingen of een andere rol krijgen, dan komt ook de vraag wat dat betekent voor de arbeidsvoorwaarden. Er is een compleet salarishuis gebouwd, dat wordt binnenkort besproken in het directieteam, waarna de inschaling met de medewerkers zal worden besproken en vastgelegd.

  • Training voor leidinggevenden

Alle leidinggevenden volgen een training en krijgen persoonlijke coaching. Hoe willen wij eigenlijk dat er leiding gegeven wordt binnen de organisatie? Dragen wij wel echt uit wat we zéggen dat we zijn? We willen graag dat alle leidinggevenden bewust zijn van hun eigen stijl van leidinggeven en wat dat doet met collega’s. Dit leiderschapstraject hangt samen met het cultuurtraject dat gestart is.

  • Strategische personeelsplanning

We zijn planmatig bezig met een projectteam om te zorgen dat we de personele bezetting niet alleen nu, maar ook voor de toekomst op orde hebben.

"De afdeling HR heeft nu een andere samenstelling en meer focus."

Operationeel professionaliseren op de afdeling HR

Naast een goede strategie organisatiebreed was de wens van HR ook om hun eigen afdeling te professionaliseren en daarmee toekomstbestendig te maken. Digitaliseren. Administratieve lasten verlagen. We hebben veel aangepakt, te veel om allemaal te benoemen. Twee concrete voorbeelden wat we hebben aangepakt om bovenstaande te realiseren:

  • Standaard sjablonen

We hebben diverse formats gemaakt van standaarddocumenten, zoals voor alle verschillende vormen van arbeidsovereenkomsten. We hebben één goed format gemaakt waarmee alle overeenkomsten en addenda snel, eenvoudig en foutloos te maken zijn. We zijn enige tijd geleden gaan werken met Afas en daarin worden alle formulieren geüpload en makkelijk in procedure genomen.

  • Digitaliseren van werving- en selectieproces

De module W&S van Afas is in werking getreden. Op de website van Moovz, Harrie Arendsen en Pedaleur Bikes kun je naar ‘werken bij’. Het sollicitatieproces is volledig gedigitaliseerd. Als iemand aangenomen wordt, worden alle al bekende gegevens direct naar het personeelssysteem doorgevoerd. Deze toevoeging biedt naast verminderde administratieve lasten ook een verbetering in de privacy van de sollicitant. CV’s geprint op de bureaus zijn verleden tijd.

Het resultaat: een frisse afdeling HR die klaar is voor de toekomst

Wat we hiermee bereikt hebben? Een flinke shuffle in taken en verantwoordelijkheden op de afdeling HR. Aandacht voor de projecten die prioriteit hebben, met de juiste kartrekkers. Daarnaast is iedereen vooral bezig met zijn of haar eigen kracht en ambitie. Omdat we dit samen hebben besloten maakt het dat iedereen gelukkig is met de uitkomst. We hebben structuur gebracht en alles vastgelegd in een HR-jaarplan dat aan het directieteam is gepresenteerd.

Het heeft zeker meerwaarde om een externe te betrekken bij dit proces, want soms is er zoveel werk dat er geen rust is en geen tijd voor reflectie. Iemand die van buiten komt en inhoudelijke kennis en ervaring heeft, kan ook direct meewerken en dus op korte termijn hands on zijn. Maar een ervaren, externe adviseur kijkt ook naar de middellange en lange termijn. Door snel te analyseren wat de patronen zijn, de vinger op de zere plek leggen en vooral in gesprek te gaan kun je dergelijke stappen zetten.

“Een externe betrekken bij het toekomstbestendig maken van de HR organisatie heeft zeker meerwaarde. Iemand van buiten heeft een frisse blik en kan sneller zien wat de patronen zijn.”

Wat Moovz bijzonder maakt

Door mijn baan als interim HR- adviseur kom ik natuurlijk bij diverse bedrijven. Wat ik mooi vind aan Moovz is de goede, informele sfeer. Het bedrijf is ambitieus, innovatief en professioneel, wat je overal terugziet. Ze maken duidelijke toekomstgerichte keuzes en voeren die dan heel professioneel uit. Met aandacht voor de interne collega’s en de klanten.

Ze schakelen extern hulp in waar zij dat zelf niet in huis hebben. Dat zie je terug in het gebruik maken van mij als interim, maar ook met het werken met goede opleiders en partners. De collega’s zijn erg toegankelijk. Frank Arendsen heeft veel aandacht voor HR. Hij heeft een hele duidelijke visie en wil graag werkgelegenheid in de regio creëren, wil graag iedereen aan boord houden.

Ook een toekomstgerichte HR afdeling?

Ik weet dat ik in mijn rol altijd tijdelijk werkzaam ben. Dus ook bij Moovz zal er tijd komen van vertrek. Ik kijk nu al tevreden en met een goed gevoel naar mijn interim periode bij dit innovatieve bedrijf. Hun HR-afdeling staat nu als een huis. En ik heb zelf ook weer veel geleerd. Ik help graag bij een ander bedrijf de HR-afdeling met het toekomstgericht maken. Neem gerust eens contact met mij op via lisette@aias.nl of LinkedIn om te kijken of we wat voor elkaar kunnen betekenen!”

Over Aias

Samen met onze klanten maken wij werken leuker. Dat doen we op locatie bij de klant en vanuit ons kantoor in Lochem. Aias is er als HR dienstverlener voor werkgevers én medewerkers. Traditionele HR vraagstukken lossen we op met een frisse blik en een persoonlijke aanpak. We houden van langdurige relaties, én we maken onszelf graag overbodig… Tegenstrijdig? Nee hoor. We faciliteren, we adviseren en we ondersteunen, en jouw belang staat altijd voorop. Wil je meer weten over onze aanpak en kennismaken? Dat vinden we leuk! Neem vrijblijvend contact met ons op.

ik sta voor je klaar

Lisette Janssen

Lisette Janssen

0545-272118
lisette@aias.nl

Stuur een mail

tijdelijke versterking

Mis je strategische slagkracht om processen door te ontwikkelen of op te zetten binnen de HR afdeling? Denk dan aan tijdelijke versterking om processen te optimaliseren en HR medewerkers te begeleiden.

Van salarisadministratie naar HR

Angela vertelt over haar rol bij Harrie Arendsen / Moovz, maar ook over hun mooie kijk op HR. Laat je inspireren!

Meer inspiratie

Doe de HR Quickscan!

Deze HR-Quickscan neemt je mee langs alle HR-thema’s. Aan de hand van deze scan kun je zelf beoordelen of er knelpunten en/of optimalisaties binnen jouw organisatie zijn.

Verder lezen
Mooie wisselwerking tussen Aias en Musea Zutphen

Mooie wisselwerking tussen Aias en Musea Zutphen

De Musea Zutphen bestaan uit het Stedelijk Museum Zutphen, waarin de rijke geschiedenis van Zutphen ontdekt kan worden en Museum Henriette Polak: hét museum voor moderne-klassieke schilder- en beeldhouwkunst in Nederland. Musea Zutphen heeft 17 betaalde krachten in dienst en zo’n 80 vrijwilligers.

"Ons professionele museumteam kent verschillende specialismes gericht op het presenteren, behouden en beheren van de museumcollecties."

Tiana Wilhelm is directeur en verantwoordelijk voor alle HR-zaken. Aias is strategisch sparringpartner, vraagbaak en operationele HR-ondersteuner als medewerkers in dienst treden. Tijd om Tiana te spreken over HR bij een museum, wat is daar bijzonder aan?  

In dit interview gaan we dieper in op:

  • HR bij de Musea Zutphen
  • Project: actualiseren personeelshandboek
  • Samenwerken met Aias: flexibel en direct vervanging
  • (HR) uitdagingen op dit moment

HR bij Musea Zutphen

Tiana: “De mix van betaalde en vrijwillige medewerkers kenmerkt veel culturele en sportorganisaties. Ons professionele museumteam kent verschillende specialismes gericht op het presenteren, behouden en beheren van de museumcollecties. Onze vrijwilligers zijn verdeeld over 11 verschillende werkgroepen, waarvan de gastvrouwen en –heren de grootste groep vormen. Alle vrijwilligers worden door vaste medewerkers aangestuurd. Wat de vrijwilligers verbindt, is hun liefde voor kunst, geschiedenis en Zutphen. Zij voelen zich betrokken en zetten zich belangeloos voor ons in. Hun commitment is groot. Ik vind het mooi om te zien dat we regelmatig jubilea hebben van vrijwilligers, die zich al jarenlang voor ons inzetten.”

"Bij ziekte wordt het werk herverdeeld. Dat heeft als voordeel dat medewerkers voorbij hun eigen discipline kunnen kijken, maar als nadeel dat iedereen ook overal wat van vindt."

Kennis bij meerdere personen

“De tentoonstellingen in onze twee musea volgen elkaar snel op, de gemiddelde looptijd is 16 weken”, vervolgt Tiana. “De beide musea samen presenteren zo’n acht tentoonstellingen per jaar. Met name voor de collega’s van collectiebeheer is dat pittig, want zij zijn bij de op- en afbouw van elke tentoonstelling betrokken. De voorbereidingen voor een tentoonstelling nemen zo’n 1,5 à 2 jaar in beslag. De openingsdatum is een harde deadline, ook als we zieken hebben. Bij ziekte wordt het werk herverdeeld. Dat heeft als voordeel dat medewerkers voorbij hun eigen discipline kunnen kijken, maar als nadeel dat iedereen ook overal wat van vindt. Soms moeten dan piketpaaltjes worden geslagen om rollen en taken weer duidelijk te beleggen.”

Project: actualiseren van personeelshandboek

Op dit moment helpt Lisette bij het actualiseren van het personeelshandboek. Tiana: “Het is goed om een deskundige partner te hebben die je scherp houdt en kennis heeft van actuele wet- en regelgeving. Een contract maken kan ik ook zelf, maar in bijzondere gevallen, bij conflictsituaties of langdurige uitval heb je specialistische kennis nodig. Natuurlijk hebben we ook een Arbodienst die bij langdurige ziekte adviseert, maar in de praktijk is gebleken dat Aias relevante, aanvullende informatie biedt. Daar heb ik wat aan.”

Flexibel en gegarandeerde vervanging

“Als kleine organisatie is het belangrijk om een flexibele schil rondom je bedrijf te hebben. Je kunt niet alles zelf in huis hebben. Daarnaast is een externe, frisse blik goed voor je bedrijf. Het voordeel van Aias is dat Natasha en Lisette beiden dezelfde dienstverlening kunnen geven. Als een van beiden ziek is of vakantie heeft, kan ik altijd bij de ander terecht. We zijn geen nummer bij Aias, beide dames zijn erg betrokken. Ook is fijn dat onze salarisadministratie en Aias een goede wisselwerking hebben.”

"We zijn geen nummer bij Aias, beide dames zijn erg betrokken"

HR-uitdagingen op dit moment

“Net als bij andere bedrijven is onze grootste uitdaging momenteel om geschikt personeel te vinden”. Tiana vervolgt: “Normaal gesproken hebben we altijd een goede respons op onze vacatures. Mensen vinden het bijzonder om in een museum te werken. We merken nu dat het aantal reacties op vacatures minder wordt. Mensen die een 9 tot 5 baan willen zijn bij ons niet op het juiste adres, die vallen onmiddellijk af. In zijn algemeenheid zie ik dat jongeren de balans tussen werk en privé steeds belangrijker vinden en niet per se fulltime willen werken. Tijd weegt zwaarder dan geld. Als werkgever moet je steeds creatiever worden om medewerkers op een andere manier aan te trekken, te behouden en te belonen, ook daar helpt Aias ons mee.”

ik sta voor je klaar

Lisette Janssen

Lisette Janssen

0545-272118
lisette@aias.nl

Stuur een mail

tijdelijke versterking

Mis je strategische slagkracht om processen door te ontwikkelen of op te zetten binnen de HR afdeling? Denk dan aan tijdelijke versterking om processen te optimaliseren en HR medewerkers te begeleiden.

De piramide van werkgeluk

Onze piramide van werkgeluk een vaste plek geven op je (thuis)kantoor? Of meenemen in gesprekken met je werknemers?

Waarom werkgeluk belangrijk is

Werkgeluk is belangrijk. Maar waarom? En wat houdt het precies in? Hoe kan je eraan werken? René legt uit en geeft tips!

Meer inspiratie

Doe de HR Quickscan!

Deze HR-Quickscan neemt je mee langs alle HR-thema’s. Aan de hand van deze scan kun je zelf beoordelen of er knelpunten en/of optimalisaties binnen jouw organisatie zijn.

Verder lezen