Van salarisadministratie naar HR: Angela Straatsma vertelt over haar rol bij MOOVZ / Harrie Arendsen

We spreken met HR adviseur Angela Straatsma over HR bij dit prachtige, innovatieve bedrijf. Een mooi bedrijf dat nooit stil staat. Waar veel gebeurt, onder andere de transitie van autodealer Volvo Harrie Arendsen naar mobiliteitspartner MOOVZ. De afgelopen periode heeft Lisette MOOVZ geholpen met het (her)structureren van de afdeling HR en alle bijbehorende processen.

Angela vertelt: “Ruim 26 jaar geleden ben ik bij Volvo Harrie Arendsen in Zevenaar begonnen als administratief medewerkster. Ik stond hier midden in het proces. Collega’s kenden me goed en kwamen regelmatig naar me toe. Dat heb ik 19 jaar gedaan. Toen het werk op de vestigingen anders werd ingedeeld en de collega van personeelszaken destijds met pensioen ging, ben ik geswitcht naar deze functie. Frank Arendsen, onze directeur, ziet hoe toegankelijk ik ben en er echt wil zijn voor de mensen. Dat mijn collega’s me vertrouwen en echt naar me toe komen. Dat vind ik een mooi compliment!

"In al die jaren is HR een echt vak geworden. Het gaat om veel meer dan zorgen dat de administratie geborgd is"

Angela Straatsma - MOOVZ/Harrie Arendsen

HR WAS SALARISADMINISTRATIE

Toen ik verantwoordelijk werd voor personeelszaken, ik praat over 2014, was personeelszaken de salarisadministratie. That’s it. We hadden 50 medewerkers. In april dat jaar ging mijn collega weg, hij had me nog een aantal weken ingewerkt, in september kwamen er 2 vestigingen bij en daarmee verdubbelde het aantal medewerkers. In no time gingen we van 50 naar 100 werknemers. Alle 50 nieuwe collega’s hebben we goed leren kennen, we zorgden voor een goede onboarding. Lachend: ‘als ik dat allemaal van te voren geweten had, dan had ik het nooit gedaan!’. Ik zat net in mijn rol als HR adviseur en zo’n overname is niet niets. Bij Harrie Arendsen betekent dat meer dan alleen een nieuw arbeidscontract maken. Kon ik dat allemaal wel? Achteraf gezien ben ik blij met hoe alles gegaan is – we hebben een mooi team en investeren veel tijd in elkaar.

VAN SALARISADMINISTRATIE NAAR HR

Als je HR toen en nu bekijkt, zijn er veel dingen veranderd. Van twee kanten: bij ons bedrijf zelf is veel veranderd, maar we leven ook in een andere tijd. HR is inmiddels van wezenlijk belang. Het gaat meer dan alleen om het zorgen dat de administratieve kant geborgd is. Het gaat om medewerkersparticipatie, het samen doen. Horen wat mensen belangrijk vinden, echt luisteren en er dan ook wat mee doen.

De balans tussen werk en privé bijvoorbeeld: we gaan verder dan alleen de mogelijkheid ouderschapsverlof op te nemen, we denken na over een 4-daagse werkweek, kijken naar balans tussen thuiswerken en ontmoeten op het werk en naar de openingstijden. Dit alles moet ook weer aansluiten bij de klantbehoefte. Dat zijn ontwikkelingen waar we als werkgever mee te maken hebben en ook goed willen faciliteren.

Een praktijkvoorbeeld wat ik de afgelopen jaren heb veranderd is het aantal uur dat de receptiemedewerkers werken. Alle collega’s werkten 38 uur, behalve de collega’s op de receptie: zij werkten iedere dag een uur langer en openden ’s ochtend de vestiging en sloten ’s avonds ook weer de deuren. We hebben gekeken of er efficiënter gewerkt kon worden. Het is ons gelukt: ook deze afdeling werkt onze reguliere werktijden, het werk is af én ze zijn nog allemaal blij ook! Dat lijkt makkelijk, maar het kost veel coördinatie en communicatie. Als het dan naar tevredenheid is opgelost, dan word ik daar heel erg blij van.

"Lisette heeft ons geholpen met het professionaliseren van de afdeling HR"

Angela Straatsma - MOOVZ/Harrie Arendsen

GROEIPIJN

Door deze ontwikkelingen lukte het me allemaal zelf niet meer om alle HR werkzaamheden op te pakken. Ik had wel aandacht voor de mensen, maar te weinig aandacht voor de processen. Eerst heb ik de salarisadministratie naar collega’s van de financiële administratie overgedragen. Daarnaast zijn we met het systeem AFAS gaan werken om processen te digitaliseren en optimaliseren.

Toen we begin 2020 de fietsenzaken overnamen en we groeiden tot 170 man personeel, kon ik de HR echt niet meer alleen aan. Onze collega Annelies, die eerst op de verkoopadministratie zat, had ambitie om een andere functie uit te gaan oefenen en zij is nu de afdeling HR komen versterken als HR officer. Wederom een mooi voorbeeld van interne doorstroom.

Daarnaast heb ik in januari 2021 de hulp van Lisette van Aias ingeschakeld. Lisette helpt ons op dit moment met het professionaliseren van de afdeling HR. Het opnieuw structureren van HR en het schrijven van nieuwe functieprofielen. Maar ze is ook bezig om nieuwe structuur aan te brengen in de voortgangsgesprekken en maakt het salarishuis. Wat ik trouwens leuk vind om te vertellen is dat we het salarishuis inzichtelijk gaan maken voor alle werknemers. Dat zie je in niet veel andere bedrijven.

Ondertussen hebben we de hele afdeling aardig op de rit. We zoeken nog een HR manager. Dan zijn we als HR afdeling compleet en klaar voor de toekomst. Ik kan me weer meer richten op de alledaagse HR, waar ik blij van word. Regelmatig ben ik aanwezig op de vestigingen. Ik zet dan de deur open en het loopt de hele dag in en uit met collega’s die allerlei vragen hebben. Dat zie ik als een enorm compliment: mensen vertrouwen me, ze komen naar me toe.

ONDERSCHEIDEND ALS WERKGEVER

Als ik onszelf vergelijk met andere bedrijven dan vind ik dat wij echt goed inzetten op de ontwikkeling van onze mensen. Onze monteurs bijvoorbeeld gaan állemaal naar trainingen bij de importeur. Naast dat zij ontwikkelen in hun kennis, is het ook een leuk dagje uit én geven wij hen vertrouwen. Daarnaast geven we onze collega’s veel vrijheid, bijvoorbeeld bij het doorvoeren van verbeteringen. Het is echt niet nodig om altijd alles eerst met je leidinggevende te bespreken.

Verder hebben wij enkele jaren terug en gefaseerd Volvo Personal Service gelanceerd. Dat betekent dat monteurs direct contact hebben met de klant. Het contact met de receptie is er tussenuit gehaald. Het werkt super goed! Klanten vragen direct naar de monteur. De monteur heeft nu ook gevoel bij de klant – wie rijdt er nou eigenlijk in deze auto? Verder ervaren monteurs meer betrokkenheid en waardering.

"Wat ik zo mooi vind aan onze directeur is dat hij écht goed is voor zijn personeel. Dat hij koste wat kost zorgt dat iedereen aan het werk blijft"

Angela Straatsma

WERK ZOEKEN BIJ DE MENSEN

Wat ik zo mooi vind aan onze directeur Frank, is dat hij ook écht goed is voor zijn personeel. Hij zegt altijd ‘normaal richt je een bedrijf op en zoek je de mensen er bij. Wij hebben onze mensen en zoeken er werk bij’. Toen we onlangs op onze vestiging in Ruurlo eerst de verkoop en daarna de werkplaats hebben weggehaald en verdeeld hebben over andere vestigingen, merkte ik ook weer die enorme betrokkenheid. Frank zei ‘koste wat het kost, we zorgen voor elkaar, ik ga niemand ontslaan’.

Natuurlijk hebben we hier en daar nog weleens last van groeipijn, nu we zo snel in korte tijd gegroeid zijn. Er gebeurt veel. Veel veranderingen en dat brengt onzekerheden met zich mee. Ik vind dat we onze medewerkers nóg beter mee kunnen nemen hier. Beter communiceren. Als ik dat signaleer dan kaart ik dit aan en ga samen aan de slag om dit te verbeteren.

VAN AUTODEALER NAAR MOBILITEITSOPLOSSINGEN

Sinds de fietsentak erbij is, hebben een aantal collega’s de overstap gemaakt van auto’s naar fietsen. Ik vind dat zo’n mooie ontwikkeling en heb ook drie leuke praktijkvoorbeelden:

  • Een collega van ons werkt al meer dan 23 jaar bij ons. Het werk als werkplaats chef was voor zijn gezondheid niet meer te doen. Zijn hobby was altijd al fietsen én sleutelen aan fietsen. Hij heeft de overstap gemaakt naar de fietsenzaak en wil nooit meer weg! Dit is beter voor zijn gezondheid, hij gaat op de fiets naar z’n werk én heeft enorm veel werkplezier.
  • Dan nog een dame die al meer dan 33 jaar bij ons werkt. Nog aangenomen door de vader van Frank, Harrie Arendsen. Al die jaren heeft ze gewerkt als administratief medewerkers op één van onze vestigingen. Omdat haar ouders vroeger een fietsenzaak hadden, had ze alle opleidingen voor fietsenmaker al. Je raadt het al: ze werkt nu als verkoopster bij de Pedaleur en verkoopt als een speer!
  • Een andere collega maakte de overstap van de auto’s naar de fietsen. Nu we het zo ontzettend druk hebben bij de auto’s, gaat hij weer een paar maanden terug. Maximaal flexibel dus.

Dit zijn praktijkvoorbeelden die ik zo fantastisch vindt. Het belangrijkste van alles vind ik dat de mensen het zo naar ’t zin hebben. Dat ze blij zijn. Voldoening hebben. We hebben het regelmatig gehad over strategische personeelsplanning. Maar kijk eens bij deze voorbeelden: het gebeurt gewoon vanzelf, de mensen bewegen mee. Daar kan geen strategische personeelsplanning tegenop!”

ik sta voor je klaar

Lisette Janssen

Lisette Janssen

0545-272118
lisette@aias.nl

Stuur een mail

Meer lezen:

HET TOEKOMSTGERICHT MAKEN VAN DE HR-AFDELING VAN HARRIE ARENDSEN

Lisette vertelt over haar tijd bij dit mooie familiebedrijf. Over de groei en wijziging van de organisatiestructuur, HR op strategisch niveau én over hoe de cultuur van het bedrijf praktisch doorgevoerd kan worden op operationeel niveau.

tijdelijke versterking

Mis je strategische slagkracht om processen door te ontwikkelen of op te zetten binnen de HR afdeling? Denk dan aan tijdelijke versterking om processen te optimaliseren en HR medewerkers te begeleiden.

Meer inspiratie

Doe de HR Quickscan!

Deze HR-Quickscan neemt je mee langs alle HR-thema’s. Aan de hand van deze scan kun je zelf beoordelen of er knelpunten en/of optimalisaties binnen jouw organisatie zijn.

Verder lezen