Professionaliseringsslag van het verzuimbeleid bij Rabelink Logistics
Professionaliseringsslag van het verzuimbeleid bij Rabelink Logistics
Rabelink Logistics is in 1930 opgericht en ruim 90 jaar later is het bedrijf een logistiek dienstverlener van formaat dat nooit stilstaat. Door de flinke groei de afgelopen jaren is Rabelink inmiddels uitgegroeid tot een bedrijf met 9 locaties waar ruim 700 mensen werkzaam zijn.
De groei van het bedrijf en zwangerschapsverlof van een HR businesspartner brachten met zich mee dat de afdeling HR ondersteuning nodig had.
Raoul Schepers, destijds HR manager, schakelde Natasha van Aias HRM in voor tijdelijke vervanging van één van de HR businesspartners tijdens haar zwangerschapsverlof. De hoeveelheid werkzaamheden en de lopende projecten maakten dat deze taken niet door de overige HR collega’s erbij gedaan konden worden. Het is dan prettig om te ervaren dat een HR professional het werk na een korte inwerkperiode direct kan oppakken. Daarnaast is Natasha aan de slag gegaan met het professionaliseren van het verzuimbeleid.
Hoe het verzuimbeleid is geprofessionaliseerd door Natasha
De uitdagingen op HR gebied bij Rabelink
Wat is uniek aan HR bij Rabelink?
“Wat ik mooi vind aan ons bedrijf is dat we écht staan voor onze 4 kernwaarden”, vertelt Monique, en die luiden als volgt:
Het draait om mensen
Stop nooit met leren
Ga voor kwaliteit
Denk aan de wereld
Het draait om mensen – want we zorgen voor onze mensen
“We zijn de afgelopen jaren hard gegroeid en vinden onze (menselijke) cultuur erg belangrijk. Het draait bij ons écht om mensen waarbij we het persoonlijke niet uit het oog verliezen. Wat Rabelink zoal doet?
Alle medewerkers hebben een budget van €50,- om samen met het team iets te ondernemen en we organiseren familiedagen en nieuwjaarsborrels
Gezondheid vinden we belangrijk en daarom kennen we het fietsplan, fruit op het werk en bedrijfsfitness
We vieren bijzondere momenten met onze collega’s, zoals geboorte, verjaardagen, huwelijk en – naast dat we de cao-jubilea uitgebreid vieren – vieren we elke 5 jaar dienstverband met elkaar. Niet omdat het zo’n prestatie is om bij ons 5 jaar in dienst te zijn, maar gewoon om samen een moment te vieren
Jaarlijks hebben alle medewerkers de keuze om 18 vrije dagen bij te kopen. We vinden een goede balans tussen werk en privé belangrijk
Naast dat we er zijn voor elkaar bij fijne momenten, zijn we er ook op mindere momenten, bijvoorbeeld bij ziekte en vervelende privésituaties. Ook wordt gratis budgetcoaching – mental coach – afvalcoach – stoppen-met-rokencoach actief aangeboden
Het draait bij ons om mensen, daar hoort de aandacht voor elkaar bij. Niet enkel in de vorm van presentjes maar gewoon er voor elkaar zijn. Dit is iets waar ik enorm trots op ben”, vertelt Monique.
Het draait om mensen – vanuit de directie
“Onze directeur staat voor zijn medewerkers. Iedere pauze luncht hij bijvoorbeeld in de kantine en zit hij dus letterlijk tussen de collega’s. En ook hij kent een enorme betrokkenheid, hij heeft mij kort geleden nog gebeld dat we nog meer moeten doen voor jubilarissen en is altijd enthousiast als het om HR projecten gaat. Hij staat ook echt voor onze mensen, verbinding is er aan alle kanten.
Verder kan ik zeggen dat we goed weten wat er speelt in de organisatie. We houden een medewerkerstevredenheidsonderzoek, maar eigenlijk zou dit MTO geen geheimen moeten kennen omdat we in contact staan met onze medewerkers.”
“We staan in contact met onze medewerkers. Onze directeur luncht in de kantine. We weten wat onder onze mensen speelt”
Stop nooit met leren – opleidingsbudget voor iedereen
Monique vervolgt: “Ik merk in mijn dagelijks werk dat we hier écht voor staan. Niet alleen de directie en management stimuleren dit, maar ook de lijn daaronder. Zo heb ik vorig jaar mijn master behaald via Rabelink en ben ik op mijn 30e doorgegroeid naar HR manager binnen Rabelink.” Maar eigenlijk hoort ze wekelijks succesverhalen van collega’s die opleidingen en/of cursussen hebben gevolgd, zoals: mentorchauffeur, planner, logistiek teamleader en verder groeien binnen de organisatie.
Er is een opleidingsbudget van €3.000,- per persoon per jaar en er kan gebruikgemaakt worden van een loopbaancoach. Dit budget hoeft niet per se binnen Rabelink inzetbaar te zijn. “Natuurlijk kan het gevolg zijn dat mensen ervoor kiezen om na de opleiding ergens anders te gaan werken. Dat vinden we jammer, maar het feit dat de persoon daarna nog beter op zijn plek zit, vinden we het belangrijkst. We bieden ook incompany-trainingen aan zoals de Nederlandse taal en logistiek teamleader.”
“Collega’s hebben een jaarlijks opleidingsbudget dat ze volledig vrij mogen besteden”
Het professionaliseren van het verzuimbeleid
“Naast het vervullen van alle lopende HR werkzaamheden op operationeel-tactisch en strategisch niveau, tijdens het zwangerschapsverlof van onze collega, heeft Natasha ons ook geholpen met het professionaliseren van het verzuimbeleid binnen onze organisatie”, vertelt Monique. “We worden steeds groter en willen de juiste aandacht geven aan onze medewerkers. We merkten dat Natasha in verschillende keukens heeft gekeken en enorme expertise in huis heeft, die ze kon overdragen.”
De afgelopen maanden heeft Natasha het verzuimbeleid geactualiseerd, heeft ze ervoor gezorgd dat leidinggevenden elkaar op het gebied van verzuim en re-integratie beter vinden. En heeft ze zich als casemanager, samen met betreffende leidinggevenden, beziggehouden met alle verzuimdossiers in de organisatie. Dit was voor de overige HR businesspartners een geruststellend gevoel, omdat zij tijd en ruimte nodig hadden om enkele lopende projecten eind 2022/begin 2023 af te kunnen ronden (waaronder integratie van Gesink, de ingebruikname van de nieuwbouwlocatie, beleidswijzigingen, het inwerken van nieuwe collega’s e.d.). Op deze manier kon de juiste aandacht naar de zieke collega’s gaan.
“Natasha heeft in januari haar verzuimkennis overgedragen aan de HR businesspartners en leidinggevenden door het verzorgen van interne verzuimworkshops. Dit was voor menigeen waardevolle kennisoverdracht en ook alle lopende verzuimdossiers zijn overgedragen aan de verantwoordelijke HR businesspartner.
Op deze manier zijn we gegaan van verzuim ‘erbij doen’ naar casemanagement én hebben we een deel van de verantwoordelijkheid in de organisatie gelegd, in plaats van bij HR.”
De uitdagingen op HR gebied
Monique vervolgt: “Met het team (bestaande uit 2,5 FTE HR businesspartners en 2 FTE HR support) hebben we een HR projectenplan voor 2023-2025 ontwikkeld. Wat op ons projectenplan staat? Onder andere: HR Analytics, duurzame inzetbaarheid, het professionaliseren van gesprekscyclussen in AFAS, Rabelink Academy. Maar dit is een 2- tot 3-jarenplan, gezien de lopende werkzaamheden en door de groei van het afgelopen jaar moeten we ook realistisch zijn.”
Lachend besluit ze: “Helaas voor ons staat na 10 maanden Rabelink een nieuwe klus voor Natasha te wachten. Ik had Natasha graag nog langer bij ons gehad, maar wie weet benaderen we haar weer in de toekomst. Ze is sociaal, betrokken en vooral erg gedreven. Haar expertise brengt organisaties verder, ze zorgt echt voor vernieuwing.”
“Natasha brengt organisaties met haar expertise echt verder”
Collega's Rabelink van links naar rechts: Jeroen Keuper, Chantal van Ree, Natasha Leuverink-Peters, Tessa ten Bokkel en Sabine Goldewijk-Harbers
Ok, eerst nog even terug naar het begrip payrolling. Als we praten over payrolling dan bedoelen we hiermee dat we de administratieve taken en verantwoordelijkheden overnemen van onze opdrachtgever. Het betreft dan met name het opstellen van arbeidscontracten, het uitvoeren van de loonadministratie, het betalen van belastingen en premies en het afhandelen van het ziekteverzuim.
Ontwikkeling
Tot 2020: De overheid had even geen antwoord op de explosieve groei van payrolling en daarom werd het geplaatst onder de uitzendwetgeving. Een payrollbedrijf had dus dezelfde rechten en plichten als een uitzendbureau. Daardoor konden veel bedrijven hun flexibele schil van medewerkers nog goedkoper inzetten dan via een uitzendbureau, omdat ze én de werving vaak zelf deden én veel payrollbedrijven een stapje verder waren met digitalisering van hun werkproces.
Vanaf 2020: Met de komst van de wet WAB (Wet Arbeidsmarkt in Balans) op 1 januari 2020 kwam er een definitief einde aan payrollen onder de uitzendwetgeving. Payrolling werd weer waarvoor het bedoeld was en het was niet langer mogelijk om payrolling in te zetten voor flexibele- en goedkope arbeid. Een payrollbedrijf moest volledig de CAO van de inlener volgen en tevens was de ketenregeling weer van toepassing, oftewel maximaal 3 contracten in drie jaar. In eerste instantie gold nog wel de pensioenregeling voor uitzendkrachten bij StiPP. Vanaf 2021 is er een adequate pensioenregeling opgericht, deze is van toepassing voor alle medewerkers die werken op basis van payroll.
Payrolling
Dus toen was het einde payrolling? Voor veel payrollbureaus was dit inderdaad het einde, omdat zij hun dienstverlening ingericht hadden op lage prijs en flexibiliteit en niet op kwaliteit en kennis. Aias heeft payrolling altijd ingezet als HR onderdeel waarbij onze toegevoegde waarde veel meer zat in kennis van jouw CAO en het ontzorgen als het gaat om alle zaken die komen kijken bij het in dienst nemen en houden van een medewerker.
Aias heeft payrolling altijd ingezet als HR onderdeel waarbij onze toegevoegde waarde veel meer zat in kennis en ontzorgen.
Maar heeft de medewerker dan 2 werkgevers? Ja feitelijk wel. De formele werkgever (jij dus) waar daadwerkelijk gewerkt wordt en Aias (de juridische werkgever) die alle juridische-, administratieve- en financiële zaken rondom het dienstverband verzorgt.
Is dat niet verwarrend voor de medewerker? Nee hoor, wij zijn er voor om hem/haar goed in te lichten over hoe het werkt. Samen met jou kunnen we de medewerker uitleggen waarom er voor payrolling gekozen is.
Waarom zou ik nog voor payrolling kiezen dan? De meeste ondernemers zijn ondernemer geworden omdat ze iets moois willen maken, iets op hun eigen wijze willen doen, zelfstandig werken en beslissingen nemen, een gat in de markt ontdekt hebben, etc. Meestal is de stap naar zelfstandig ondernemerschap niet omdat je je bezig wilt houden met je CAO, ziekteverzuim (Wet Poortwachter), arbeidscontracten en salarisadministratie.
Bemoeien jullie je ook met de werkzaamheden die de medewerker doet? Nee gelukkig niet, dat kan jij veel beter toch? Aias is een werkgever op afstand. We hebben wel een relatie met je medewerker, maar binding met de medewerker is iets waar jij mee bezig moet zijn. Overigens hebben we wel HR specialisten in huis die je daarmee kunnen helpen.
Zit er dan verschil in of de medewerker bij ons of bij Aias een arbeidsovereenkomst heeft? Ja, er zit een klein verschil in. Wij mogen en kunnen jouw pensioenregeling niet toepassen. Daarom is er door de overheid de adequate pensioenregeling in het leven geroepen. Voor de rest passen we volledig jouw CAO toe.
Stel een medewerker wordt langdurig ziek dan zijn de loonkosten en inzet van de arbodienst volledig voor ons.
Dus als jullie de payroll verzorgen liggen alle risico’s dan bij jullie? Als je bedoelt de risico’s op verzuim (langdurig) arbeidsongeschiktheid en transitievergoeding dan klopt dat inderdaad. Stel een medewerker wordt langdurig ziek dan zijn de loonkosten en inzet van de arbodienst volledig voor ons.
Kiezen voor payrolling?
Welke risico’s of nadelen zijn er voor mij dan?
Je bent nog steeds zelf verantwoordelijk voor het functioneren van je (payroll) medewerker.
Als een medewerker niet bevalt ben je wel gebonden aan de lopende arbeidsovereenkomst.
Kijk je uitsluitend naar de kosten per uur dan liggen je kosten hoger dan bij het zelf in dienst nemen. Vergelijk het een beetje met verzekeren, niet verzekeren is voordeliger tot het moment dat er iets mis gaat…
En de voordelen zijn?
Je medewerker krijgt altijd tijdig zijn salaris (wekelijks of 4-wekelijks);
Je weet exact welke kosten je hebt, dus kan je nauwkeuriger budgetteren;
Je CAO wordt toegepast dus daar heb je geen omkijken naar;
Je betaalt alleen de gewerkte uren. Alle andere zaken zoals verlof, vakantiegeld, feestdagen, ziekte, pensioen, etc. zijn voor rekening van Aias;
Aias is NEN 4400-1 gecertificeerd. Voor jou een garantie dat voldaan wordt aan afdrachten van premies loonheffingen en omzetbelasting en dat we op juridisch, administratief en financieel vlak onze zaakjes op orde hebben;
Geen onderscheid qua contract en salaris vergeleken met je eigen medewerkers. Dit in tegenstelling tot het inzetten van een uitzendkracht.
Payrollen is niet (meer) als uitzenden. Voordat we gaan samenwerken gaan we eerst met elkaar onderzoeken of payrolling inderdaad wel wat voor je zou zijn. We gaan veelal een langdurige relatie met elkaar aan en daarvoor moeten we wel bij elkaar passen. Zowel jij als Aias heeft er niets aan om na een paar weken te ervaren dat het toch niets is. Dat is zonde van alle energie die we er samen in hebben gestoken.
Resumerend kan je dus zeggen dat payrolling dan misschien wat duurder is per uur, maar daarvoor krijg je een hoop gemak en zekerheid terug.
Aias is een HR organisatie. Naast payrolling kan je ook nog eens een beroep doen op onze HR specialisten voor interim HR of HR advies.
HET TOEKOMSTGERICHT MAKEN VAN DE HR AFDELING VAN HARRIE ARENDSEN
Het afgelopen jaar heeft Lisette Janssen de afdeling HR bij Harrie Arendsen in Ruurlo op zowel strategisch als operationeel gebied ondersteund. Lisette vertelt over haar tijd bij dit mooie familiebedrijf.
